KPI’s en managementinformatie zijn onmisbaar voor sturing en monitoring

Nieuws - 31 augustus 2016

Op basis van onderzoek voorspelde RadarAdvies eind 2015 in de publicatie Transitie onder controle (i.s.m. BDO), dat 2016 het jaar zou worden om grip te krijgen op de transitie. Sturing en monitoring gebeurt bij gemeenten vaak op basis van een beperkte informatieset en de praktijkervaringen van medewerkers. Zij werken op basis van vertrouwen met elkaar. Belangrijk, maar er is ook een groeiende behoefte aan ‘harde informatie’, managementinformatie, waarmee men kan sturen en verantwoorden. In combinatie met Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) kan managementinformatie zorgen voor de juiste inzichten om tot de goede sturing te komen op management, beleids- en uitvoeringsniveau in het sociaal domein.

Managementinformatie sociaal domein

Managementinformatie bestaat uit gegevens die een managementteam of leidinggevende nodig heeft voor de sturing en beheersing van een organisatie. Ze worden ook gebruikt om verantwoording af te leggen over het functioneren van de organisatie, bijvoorbeeld op het gebied van financiën, uitvoering, beleid en sturing. De informatie komt uit de verschillende registratiesystemen die gemeenten gebruiken voor het sociaal domein. Alleen de combinatie van verschillende informatiestromen maakt het bruikbaar. Financiële gegevens worden pas interessant als men ook weet waar het geld aan uitgegeven is en welke effect dit heeft.

KPI’s geven zicht op prestaties sociaal domein

KPI’s zijn bedoeld om de prestaties van organisaties te analyseren. Ze zetten doelstellingen om in meetbare variabelen. De gemeente stelt lange termijndoelen op. Om in de dagelijkse praktijk rekening te houden met deze lange termijndoelen stelt men operationele doelen voor de korte termijn op. Aan de hand van deze operationele doelen kan men beoordelen of met huidige prestaties de lange termijn doelen worden behaald. Hierbij horen KPI’s, op basis waarvan de gemeente de prestaties gedurende het jaar kan beoordelen.

Gebruik managementinformatie en KPI’s

Voor het opstellen van realistische KPI’s heeft de gemeente tijdig relevante en betrouwbare managementinformatie nodig. Op basis van deze informatie kan de gemeente beslissingen nemen over de juiste sturing van middelen, processen en medewerkers.

Proces

Om tot goede managementinformatie met de juiste en relevante KPI’s te komen, moet er eerst een proces worden opgestart. RadarAdvies kijkt samen met mensen op management-, beleids- en uitvoeringsniveau naar welke doelstellingen cruciaal zijn om te kunnen voldoen aan de lange termijndoelen van de organisatie. Dit combineren we met de reeds beschikbare managementinformatie en we brengen ontbrekende managementinformatie in kaart. Dit proces resulteert in een set KPI’s die, ondersteund door de juiste managementinformatie, inzicht geeft in het functioneren van de eigen organisatie. Dit borgen we door middel van een logische overlegstructuur, waarbij de af te lezen prestaties uit de KPI’s geen middel zijn om tot afrekening te komen, maar valide input om het gesprek te voeren over een organisatie die in staat is om mee te bewegen met de ontwikkelingen binnen de gemeente en het sociaal domein.