Regionaal procesmanagement sociale (wijk)teams

Nieuws - 24 november 2015

Bij de uitvoering van de Jeugdwet en Wmo 2015 werken gemeenten vaak regionaal samen. Omdat ze de hulp voor hun inwoners gezamenlijk hebben aanbesteed, zijn ze financieel van elkaar afhankelijk. Om te voorkomen dat een kleine regiogemeente aan een ‘duur gevalletje jeugdhulp’ ten onder dreigt te gaan, spreken gemeenten vaak regionale risicoverevening af. Achter de risicoverevening zitten doorgaans afspraken over hoe te handelen aan de poorten die toegang geven tot de hulp. Want als de ene gemeente bij een casus X gemakkelijk toegang verleent tot dure gespecialiseerde vormen van hulp en ondersteuning en een andere gemeente niet, ontstaat ongelijkheid en daarmee bestuurlijke spanning.

Regionale set leidende principes

Sociale (wijk)teams verlenen zelf kortdurende hulp, maar geven ook toegang tot andere vormen van (gespecialiseerde) hulp. Soms is die vrij toegankelijk, soms is er een beschikking of verleningsbesluit van de gemeente voor nodig.  We zien dat verschillende regio’s in Nederland hebben gekozen voor een regionale set van leidende principes voor medewerkers en hun leidinggevenden in de sociale (wijk)teams. Ze vormen als het ware de ‘software’ voor de teams. Zo ook in de regio Eemland (circa 300.000 inwoners: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg). In de regio functioneren twintig sociale (wijk)teams, waarvan zeven in de zes regiogemeenten.

Regionaal procesbegeleider

Maar hoe zorg je voor de naleving van deze set afspraken? Dat is nog niet zo eenvoudig. Gemeenten werken weliswaar regionaal samen, maar voelen zich toch vooral gebonden aan hun lokale context. De regiogemeenten in Eemland (Amersfoort uitgezonderd) hebben een regionaal procesbegeleider van RadarAdvies gevraagd in dit spanningsveld te opereren en te sturen op de uniforme regionale werkwijze.

Lokale verschillen

Hoewel er maximaal wordt gestuurd op een uniforme regionale werkwijze in de sociale (wijk)teams (‘software’), zijn de teams regionaal toch verschillend georganiseerd (‘hardware’). De wijkteams in Amersfoort pakken zowel enkelvoudige als meervoudige casuïstiek op, terwijl de sociale teams in de regiogemeenten zich alleen richten op meervoudige casuïstiek. Waar de meerderheid van de teams zich richt op de doelgroep 0 tot 100 jaar, hebben Soest en Eemnes aparte jeugdteams. De verschillen zijn goed verklaarbaar vanuit de lokale context.

Taken procesbegeleider

De procesbegeleider is vooral de regionale spin in het web. Tussen de grote stad Amersfoort en de kleinere regiogemeenten, tussen beleid en uitvoering, tussen sociale teams en instellingen die hulp bieden. Tijdig en transparant communiceren tussen alle stakeholders is een kerntaak. Weten wat er speelt en weten wie wat wanneer moet weten om optimaal te presteren.
De procesbegeleider is voorzitter van het regionale teamleidersoverleg en is tevens adviseur van het regionale managersoverleg sociale teams. Het teamleidersoverleg bestaat uit werkoverleg, dialoog met externe partners en intervisie.

Regionaal scholingsplan

De procesbegeleider stuurt verder op de realisatie van lokale en regionale randvoorwaarden voor de sociale (wijk)teams. Een belangrijke regionale randvoorwaarde is de deskundigheidsbevordering van de medewerkers in de sociale (wijk)teams. Juist om de generalistische, gebiedsgerichte werkwijze in alle teams op dezelfde manier in te trainen is een regionaal scholingsplan gemaakt. Er zijn verplichte trainingen, zoals motiverende gespreksvoering, maar ook facultatieve trainingen, zoals omgaan met niet-aangeboren hersenletsel.

Bedrijfsvoering

Nu de teams bijna een jaar operationeel zijn, komt er steeds meer aandacht voor de bedrijfsvoering: dashboard (ontwikkeling platte en gewogen caseload), balanced scorecard (vanuit de perspectieven klanten, financiën, processen en deskundigheidsbevordering), kwartaalrapportages van teamleiders en periodieke gesprekken met teamleiders. De procesbegeleider trekt hierin samen op met een klein team van (staf)medewerkers van de afdeling Wijkteams van de gemeente Amersfoort. Amersfoort is hierin leading.

Dilemma’s

De regionaal procesbegeleider loopt dagelijks tegen onder meer de volgende dilemma’s aan:

Geen formele sturingsmacht

Anders dan het hoofd van de afdeling Wijkmanagement van de gemeente Amersfoort heeft hij geen formele sturingsmacht. Deze ligt bij de managers sociale teams van de afzonderlijke regiogemeenten. Deze situatie kan lastig zijn, wanneer de werkwijze in een sociaal team in een regiogemeente begint af te wijken van wat regionaal is afgesproken. Meestal zijn er lokaal plausibele redenen aan te wijzen waarom dit gebeurt. In dit geval is het de taak van de procesbegeleider om het punt tijdig en tactisch te agenderen voor het managers overleg. Omdat er flink is geïnvesteerd in persoonlijke werkrelaties en tijdige en transparante communicatie, levert dit over het algemeen de gewenste resultaten op.

Nadelen van de spin in het web

De rol van de procesbegeleider als spin in het web is aantrekkelijk voor mensen uit zijn omgeving. Hij wordt regelmatig gevraagd om deel te nemen aan regionale overleggen over beleid en inkoop op het gebied van jeugd en Wmo. Ook weten aanbieders van jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning hem te vinden. De ervaringen in de regio Eemland wijzen uit dat het goed is dat de procesbegeleider van veel zaken op de hoogte is, maar vooral ook dat het verstandig is om schoenmakers bij hun leest te laten. Beleidsmedewerkers gaan over beleid, inkopers over inkoop en accountmanagers over hun instellingen. En de regionale procesbegeleider gaat over het creëren van netwerken, werkwijzen en randvoorwaarden om sociale teams uit verschillende gemeenten uniform te laten werken.

Tempo van de grote stad

Eind 2015 is de tijd van pionieren in de sociale (wijk)teams voorbij. Na de aanvankelijke euforie (we gaan iets nieuws doen) en eerste tegenslagen, komt nu de fase van beheersing en doorontwikkeling. Omdat Amersfoort meer capaciteit kan vrijmaken en vanuit een afdeling kan sturen op 13 wijkteams, loopt Amersfoort hierin voor op de zes regiogemeenten. Dit kan lastig zijn, wanneer van de regio een hoger tempo wordt gevraagd. De procesbegeleider probeert in deze situaties zo goed mogelijk aan te sluiten bij zaken waarin Amersfoort het voortouw neemt. Bijvoorbeeld door in projectgroepen ook medewerkers van sociale teams uit de regio te laten aansluiten. Of door samen met Amersfoort een regionale ontwikkelagenda met aanbieders te organiseren. Voor wat, hoort wat. In goed overleg en met respect voor elkaars positie. Belangrijk hierin zijn de goede contacten met de (staf)medewerkers van de afdeling Wijkteams van de gemeente Amersfoort.

Conclusie

Voor een procesbegeleider is de reis belangrijker dan de bestemming. Weten wat er speelt, tactisch verbinden, inspireren, dienend (ver)leiden en anderen laten doen waar ze goed in zijn. Maar bovenal tijdig en transparant communiceren en afspraken nakomen.