Wat verstaan we onder procesoptimalisatie
Procesoptimalisatie staat voor verlaging van ‘productiekosten’, verbetering van kwaliteit en versnelling van levertijden. Om procesoptimalisatie te laten slagen dient deze gekoppeld te zijn aan de nieuwe inhoud van het sociaal domein. Daarbij gaat het ook om de verandering. Als we de concrete focus van de verandering uit het oog verliezen, neigen we te veel naar beheersing en beheersmatige aanpak, en gaat de essentie van de verandering verloren. Dit betekent dat we juist een brug moeten slaan tussen deze twee werelden om tot succesvolle uitvoering te komen. Procesoptimalisatie is de vertaling van nieuwe inhoud naar concrete uitvoeringsprocessen. Daarmee kunnen uitvoering, bedrijfsvoering en management uit de voeten.
Stap 1: Visie en doelstellingen
Samen met het management kijken we naar de visie van de organisatie en welke concrete doelstellingen daaraan gekoppeld zijn. Deze doelstellingen maken we meetbaar en concreet, zodat duidelijk is waartoe de verbeteringen moeten leiden. Tevens bepalen we de scope van het traject: welke hoofdwerkprocessen pakken we wel op en welke niet.
Stap 2: Samenstellen projectorganisatie
Wij geloven dat projecten alleen succesvol kunnen zijn wanneer het management en de medewerkers daar een rol in hebben. Deze rollen stemmen we met elkaar af, zodat de verschillende taken en verantwoordelijkheden binnen de procesoptimalisatie helder zijn.
Stap 3: Analyse huidige situatie
Niet alle processen zijn helder binnen een organisatie. Of er zijn door de decentralisatie nieuwe processen bij gekomen. Veel alledaagse handelingen worden uitgevoerd zonder dat men zich beseft dat hier een proces gaande is dat wellicht voor verbetering vatbaar is. In deze stap gaan we die processen in kaart brengen. Daarbij kijken we ook naar hun plek in de gehele keten. Dit doen we samen met de medewerkers, zij zijn immers de experts op het gebeid van hun eigen werk.
Stap 4: Procesontwerp
Wanneer de huidige processen in beeld zijn, gaan we op zoek naar de optimalisatie, onder meer in de vorm van minder handelingen en kortere doorlooptijd. Dit doen we door de huidige processen te verbeteren, maar soms ook door processen helemaal opnieuw te ontwerpen. Het ontwerp van een nieuw proces is mensenwerk, waarbij out-of-the-box denken essentieel is. Uiteraard gaat dit allemaal in overleg en samenwerking met de medewerkers. Want zij zijn straks eigenaar en bewaker van deze nieuwe of verbeterde processen. Ook zullen zij in het vervolg zelf procesverbeteringen aandragen.
Stap 5: Implementatie
Wanneer de processen klaar zijn voor gebruik ondersteunen we bij de implementatie. Een goede, organisatie brede communicatie is nodig om met elkaar op de nieuwe manier te gaan werken. Hierbij spelen de proceseigenaren, medewerkers uit uw eigen organisatie, een belangrijke rol. Een groot deel van onze coaching zal zich dan ook op hen richten.
