In 5 stappen naar optimaal werkproces in sociaal domein

Nieuws - 25 november 2015

De decentralisaties hebben grote gevolgen voor de werkprocessen binnen de gemeente én in de keten. Nieuwe aanvraagprocedures en werkwijzen, maar ook de doorvertaling van beleid naar uitvoering vragen om de optimalisatie van werkprocessen.

Wat verstaan we onder procesoptimalisatie

Procesoptimalisatie staat voor verlaging van ‘productiekosten’, verbetering van kwaliteit en versnelling van levertijden. Om procesoptimalisatie te laten slagen dient deze gekoppeld te zijn aan de nieuwe inhoud van het sociaal domein. Daarbij gaat het ook om de verandering. Als we de concrete focus van de verandering uit het oog verliezen, neigen we te veel naar beheersing en beheersmatige aanpak, en gaat de essentie van de verandering verloren. Dit betekent dat we juist een brug moeten slaan tussen deze twee werelden om tot succesvolle uitvoering te komen. Procesoptimalisatie is de vertaling van nieuwe inhoud naar concrete uitvoeringsprocessen. Daarmee kunnen uitvoering, bedrijfsvoering en management uit de voeten.

ProcesoptimalisatieStap 1: Visie en doelstellingen

Samen met het management kijken we naar de visie van de organisatie en welke concrete doelstellingen daaraan gekoppeld zijn. Deze doelstellingen maken we meetbaar en concreet, zodat duidelijk is waartoe de verbeteringen moeten leiden. Tevens bepalen we de scope van het traject: welke hoofdwerkprocessen pakken we wel op en welke niet.

Stap 2: Samenstellen projectorganisatie

Wij geloven dat projecten alleen succesvol kunnen zijn wanneer het management en de medewerkers daar een rol in hebben. Deze rollen stemmen we met elkaar af, zodat de verschillende taken en verantwoordelijkheden binnen de procesoptimalisatie helder zijn.

Stap 3: Analyse huidige situatie

Niet alle processen zijn helder binnen een organisatie. Of er zijn door de decentralisatie nieuwe processen bij gekomen. Veel alledaagse handelingen worden uitgevoerd zonder dat men zich beseft dat hier een proces gaande is dat wellicht voor verbetering vatbaar is. In deze stap gaan we die processen in kaart brengen. Daarbij kijken we ook naar hun plek in de gehele keten. Dit doen we samen met de medewerkers, zij zijn immers de experts op het gebeid van hun eigen werk.

Stap 4: Procesontwerp

Wanneer de huidige processen in beeld zijn, gaan we op zoek naar de optimalisatie, onder meer in de vorm van minder handelingen en kortere doorlooptijd. Dit doen we door de huidige processen te verbeteren, maar soms ook door processen helemaal opnieuw te ontwerpen. Het ontwerp van een nieuw proces is mensenwerk, waarbij out-of-the-box denken essentieel is. Uiteraard gaat dit allemaal in overleg en samenwerking met de medewerkers. Want zij zijn straks eigenaar en bewaker van deze nieuwe of verbeterde processen. Ook zullen zij in het vervolg zelf procesverbeteringen aandragen.

Stap 5: Implementatie

Wanneer de processen klaar zijn voor gebruik ondersteunen we bij de implementatie. Een goede, organisatie brede communicatie is nodig om met elkaar op de nieuwe manier te gaan werken. Hierbij spelen de proceseigenaren, medewerkers uit uw eigen organisatie, een belangrijke rol. Een groot deel van onze coaching zal zich dan ook op hen richten.

Procesoptimalisatie bij 200.000+ gemeente

Bij een grote gemeente (200.000+) heeft RadarAdvies in vijf dagen tijd de hoofdwerkprocessen van Wmo, Jeugdzorg en Participatiewet uitgelijnd. Dat gebeurde samen met de medewerkers, via de scrum-methode. Scrum richt zich op het behalen van resultaten bij de optimalisatie van processen in een korte en intensieve periode. Gedurende de sessie hebben we bepaald
– welke producten er worden geleverd,
– welke processen daarvoor zijn nodig,
– welke competenties en vaardigheden nodig zijn om die processen uit te voeren,
– wat de omvang is van de formatie om dat ook daadwerkelijk te realiseren.

Daarbij hebben wij de vijf beschreven stappen gevolgd. Het was een intensief traject. Op 1 januari 2015 is de organisatie gekanteld, met multidisciplinaire teams die uitvoering geven aan de nieuwe processen en waarin nauw wordt samengewerkt met de wijkteams.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de inzet van procesoptimalisatie in het sociaal domein? Neem dan contact op met onze adviseurs.