Procesoptimalisatie

De decentralisaties hebben grote gevolgen voor zowel de werkprocessen binnen de gemeente maar ook in de keten. Inwoners, cliënten en patiënten hebben te maken met  nieuwe aanvraagprocedures en werkwijzen. Het vertalen van beleid naar uitvoering vraagt om nieuwe werkprocessen. Dit biedt kansen om nieuwe maar ook bestaande werkprocessen te optimaliseren. Daardoor stijgt de tevredenheid van cliënten en patiënten én kunnen kosten worden bespaard.

Twee methoden

Procesoptimalisatie staat voor het verlagen van ‘productiekosten’, kwaliteitsverbetering en het versnellen van levertijden. RadarAdvies zet bij diverse gemeenten en aanbieders verbeterprogramma’s zoals LEAN en Scrum in om werkprocessen in het sociaal domein te optimaliseren. Verkorten van  doorlooptijden, verminderen van handelingen én het verbinden van de werkprocessen van de nieuwe taken.

  • De LEAN-methode richt zich op verbeteren van de toegevoegde waarde voor de cliënt of de patiënt, elimineren van verspilling, voorkomen van wachttijden en continue aanpassingen en verbeteringen.
  • Scrum richt zich juist op het behalen van resultaten in het optimaliseren van processen in een korte en intensieve periode. Deze twee methoden kunnen in verschillende fases van procesoptimalisatie ook goed met elkaar gecombineerd worden.

Procesoptimalisatie koppelen aan inhoud

Om procesoptimalisatie te laten slagen, dient dit gekoppeld te zijn aan de nieuwe inhoud van het sociaal domein. Om dit te bereiken is  een verandering van gedrag nodig, in onze methode besteden we hier op verschillende manieren ruimschoots aandacht aan en proberen we dit denken te verankeren in de nieuwe processen. Als we de concrete focus van de verandering uit het oog verliezen, neigen we te veel naar beheersing en beheersmatige aanpak, en gaat de essentie van de verandering verloren. Er moet juist een brug worden geslagen tussen deze twee werelden om tot succesvolle uitvoering te komen. Met procesoptimalisatie geeft  u de nieuwe inhoud weer in concrete uitvoeringsprocessen. Daarmee kunnen de medewerkers, bedrijfsvoering en management uit de voeten.

Procesoptimalisatie in de praktijk

Bij een grote gemeente (200.000+) heeft RadarAdvies in vijf dagen tijd met behulp van de scrum-methode de hoofdwerkprocessen van de Wmo, Jeugdzorg en Participatiewet samen met de medewerkers uitgelijnd. Hierin hebben we bepaald welke producten er worden  geleverd, welke processen daarvoor nodig zijn, de competenties en vaardigheden die nodig zijn om die processen uit te voeren en de omvang van de formatie om dat ook daadwerkelijk te realiseren. Daarbij hebben wij de vijf stappen gevolgd. Het was een intensief traject waarna op 1 januari  2015 de organisatie is gekanteld naar een organisatie waarin multidisciplinaire teams uitvoering geven aan de nieuwe processen en waarin nauw wordt samengewerkt met de wijkteams.

Procesoptimalisatie in co-creatie

Wellicht vraagt u zich af of dit past in uw organisatie? Of ziet u geen meerwaarde in een rapport dat ‘op de plank’ belandt? De aanpak van RadarAdvies is geschikt voor elke organisatie in het Sociaal Domein en is erop gericht om samen met uw afdeling of organisatie het ontwerp, de uitvoering en implementatie van de procesoptimalisatie door te voeren.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het inzetten van procesoptimalisatie in het sociaal domein? Neem dan contact met ons op of lees meer over onze aanpak in de Factsheet Procesoptimalisatie.